제안서를 쓰며 깨닫는 것

IT 분야에서 오래 일하다 보니, 자연스레 제안서를 작성하고 직접 발표하는 자리에 서게 되는 날이 찾아왔습니다. 한때는 선배들이 바쁘게 준비하는 모습을 옆에서 지켜보며 "언젠가 나도 저런 걸 하게 되겠지"라고 막연히 생각했는데, 이제는 그 일이 제 몫이 되었습니다. 그만큼 시간이 흘렀고, 그만큼 제 위치도 조금씩 변했다는 뜻이겠죠.

제안서를 작성하는 일은 생각보다 간단하지 않습니다. 처음에는 ‘요청서에 나온 항목을 잘 채우면 되겠지’라는 마음으로 시작하지만, 막상 작업을 하다 보면 고민의 폭이 훨씬 넓어집니다. 내가 제대로 방향을 잡고 있는 걸까? 고객이 요구한 사항이 모두 빠짐없이 반영됐을까? 더 나아가, 고객이 미처 생각하지 못한 근본적인 문제는 없을까? 그에 대한 해결 방안을 우리가 제안할 수 있다면, 그것이야말로 진짜 제안서 아닐까 싶은 생각도 듭니다.

특히 경쟁이 치열한 프로젝트일수록 단순한 항목 나열로는 부족하다는 걸 절감하게 됩니다. 우리만이 제안할 수 있는 가치, 차별화된 접근 방식, 더 나은 해결책이 무엇인지 설득력 있게 담아내야 하죠. 어떻게 해야 이 제안이 눈에 띌 수 있을까, 어떻게 해야 고객이 ‘이 팀이라면 믿고 맡길 수 있겠다’는 인상을 받을 수 있을까를 고민합니다.

물론, 제안서만 잘 쓴다고 다 되는 건 아닙니다. 제안 가격 역시 중요한 요소입니다. 아무리 훌륭한 제안을 하더라도 가격이 경쟁력을 잃으면 선택받기 어렵습니다. 또 한 가지 중요한 것은 프로젝트에 투입될 인력들의 역량입니다. 팀원들이 어떤 경험을 했는지, 어떤 프로젝트를 수행했는지, 고객은 그런 이력들을 꼼꼼히 따집니다. 결국 제안서는 글쓰기와 전략, 현실적 제약과 팀워크가 모두 어우러지는 종합예술에 가깝습니다.

보통 제안서는 다음과 같은 구성으로 작성됩니다:

• 제안의 배경과 목적: 이 프로젝트가 왜 필요한지, 어떤 문제를 해결하고자 하는지
• 회사 일반 정보: 우리 회사는 어떤 회사인지, 어떤 실적을 가지고 있는지
• 기술 제안: 시스템 구성, 보안 방안, 활용 기술, 개발 방법론 등
• 사업관리 방안: 프로젝트 일정, 산출물 목록, 보고 절차, 인력 구성 등

이런 항목들은 대부분 제안요청서(RFP)에 명시되어 있고, 그에 맞춰 작성하는 것이 기본입니다. 하지만 그 기본 위에, 우리의 강점과 고민의 흔적이 더해져야 비로소 ‘좋은 제안서’가 완성된다고 생각합니다.

그리고 마지막 관문이 바로 발표입니다. 발표 시간은 짧고, 전하고 싶은 내용은 많은 법이죠. 핵심 메시지를 명확히 전달해야 하며, 듣는 이들의 입장에서 설명을 구성해야 합니다. 발표가 끝나면 질의응답 시간이 이어집니다. 주로 발표 내용과 관련된 질문이 오가지만, 예상 밖의 질문이 던져질 때도 많습니다. 마치 신입사원 면접처럼, 심사위원들은 약점을 찾아내기 위해 예리하게 질문을 던집니다. 당황하지 않고 논리적으로 대답하기 위해선, 제안서를 쓰는 단계에서부터 충분히 고민하고 준비하는 수밖에 없습니다.

이 모든 과정이 때로는 버겁고 긴 여정처럼 느껴지기도 하지만, 그만큼 많은 것을 배우게 됩니다. 고객의 입장에서 생각하는 법, 문제를 구조화하는 법, 팀의 역량을 효과적으로 표현하는 법. 제안서는 결국 단순한 문서가 아니라, 우리가 어떤 철학과 방식으로 일을 해왔고 앞으로도 해나갈지를 보여주는 하나의 ‘작품’입니다.

 

▣ 제안서 작성 요령 – 간단 정리

1. 요청서를 정확히 분석하라
   제안요청서(RFP)를 꼼꼼히 읽고 요구사항, 평가 기준, 제출 양식 등을 정확히 파악해야 합니다. 처음부터 방향이 어긋나면 아무리 잘 써도 의미가 없습니다.
2. 구조는 명확하게, 메시지는 단순하게
   읽는 사람이 한눈에 이해할 수 있도록 제목, 소제목, 도표, 강조 포인트 등을 활용해 구조화하세요. 핵심 메시지는 되도록 한두 문장으로 정리할 수 있도록 다듬는 것이 좋습니다.
3. 고객의 ‘진짜’ 문제를 찾아라
   단순히 요구한 기능을 나열하는 데 그치지 말고, 그 기능이 해결하고자 하는 근본적인 문제는 무엇인지 고민해보세요. ‘우리가 왜 이 프로젝트에 적합한가’를 설득하는 데 중요한 포인트가 됩니다.
4. 차별화된 요소를 어필하라
   경쟁사가 제시하지 못할 우리만의 강점(기술, 인력, 프로세스 등)을 반드시 하나 이상은 강조해야 합니다. 그것이 제안의 ‘후킹 포인트’가 됩니다.
5. 신뢰감을 주는 근거를 제시하라
   주요 실적, 관련 기술에 대한 이해도, 투입 인력의 경력 등은 신뢰를 쌓는 핵심 요소입니다. 단순히 ‘할 수 있다’고 주장하기보다는 ‘이런 프로젝트를 이렇게 수행한 경험이 있다’는 식의 구체적 근거를 제시하세요.
6. 발표까지 염두에 두고 작성하라
   제안서는 결국 발표로 이어지므로, 발표 시 어떤 흐름으로 설명할지를 미리 생각하며 문서를 구성하면 발표 준비가 훨씬 수월해집니다.

 

 

 

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